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予約管理システムを使うメリット

予約管理システムを導入するメリットは、主に以下の2点です。

電話やメール、紙やExcelなどを組み合わせて手作業していた予約管理業務を効率化できる。
自動化により24時間365日予約を受け付けられる。

メールや電話での対応を減らせるため、予約管理にかける人員を削減可能。管理画面から予約情報をすぐに確認できます。24時間365日自動で予約受付ができるため、問い合わせ集中時にも機会損失リスクを低減可能です。予約者もWeb上で気軽に予約できるため、予約数アップも見込めるでしょう。

また、予約情報をデータで一括管理しておけるので、ダブルブッキングなどのミスの予防に効果的です。メルマガやクーポンの配信も楽にできるようになり、リピート率のアップも見込めます。クラウドサービスで手軽に始められるものもあるので、ぜひ予約管理システムを活用しましょう。

予約管理システムの選び方

予約管理システムを選ぶ際に必ずチェックしておきたい「4つのポイント」をご紹介します。

業界特化型？汎用型？用途にあったタイプを選ぼう

予約管理システムは大きく、業界特化型と汎用型の2種類に分けられます。どのようにシステムを活用したいかを考えてタイプを選択しましょう。

飲食業界や美容業界なら事業に特化した機能付きの業界特化型がぴったり

以下の業界に該当する場合は、業界特化型の予約管理システムの導入がおすすめです。

ウェルネス業界：レッスン予約・空き状況確認・入退会など
美容業界：クーポンサイトなどからの予約を一元管理
飲食店：グルメサイト経由の予約を一元管理

ジム・ヨガ教室などのウェルネス業界や美容室・エステサロンなどの美容業界、居酒屋などの飲食店は、予約管理システムに業界ならではの機能が必要。それらの機能を備えた業界特化型のシステムを選べば、効率的な予約管理が実現するでしょう。

自社にぴったりな予約システムを導入したいなら汎用型をチョイス

さまざまな予約パターンに対応したいときには、特定の業界向けではない汎用型の予約管理システムが適しています。予約管理に必要なさまざまな機能を搭載しているため、病院・イベント・セミナー・習いごとの教室など幅広い業種に対応可能です。

業界特化型と比べて予約画面を広範囲にカスタマイズでき、デザインの種類も多い傾向。自社にぴったりな予約システムを作成したい場合におすすめです。

無断キャンセル対策に決済方法やリマインド方法も確認しよう

無断キャンセルを予防する機能がついているかも要チェックです。クレジットカードや電子マネーでの事前決済機能や、リマインド機能がついているかを事前に確認しましょう。

売り上げ管理にも！事前決済が可能かチェックしよう

事前決済機能がついているか確認しておきましょう。Web予約と合わせて事前に決済を完了しておけば、無断キャンセル予防に効果的です。来店時の支払いをせずにすむため、業務の手間も省けますよ。

さらに、継続課金の自動引き落としは、月謝や月会費の支払いに活用できるのもうれしいポイント。手渡しでの徴収をする必要がなくなり、未回収リスクを軽減できます。

なお、予約管理システムの事前決済機能は有料プランへの加入もしくは、導入費用や月額費用が必要になる場合があるため注意が必要です。事前決済の導入を予定しているなら、各社プランをよくチェックしてください。

クレジットカード？電子マネー？決済方法も確認しておこう

事前決済機能で使える決済方法についてもあわせて確認しておきましょう。予約管理システムの会社によって対応している決済方法は、クレジットカード・電子マネー・デビットカード・QRコードなどさまざま。なかには、携帯電話キャリアのIDを利用するキャリア決済や、コンビニ決済に対応しているサービスもありますよ。

対応しているクレジットカードブランドや電子マネーの種類は各社異なるので、決済方法とあわせて事前確認が必要。また、手数料もシステムごとに違いがあるため、キャッシュレス決済の機会が多い場合はチェックしておきましょう。

無断キャンセル対策にはメールによるリマインド機能もおすすめ

無断キャンセル対策には、予約完了メールやリマインドメールを自動送信できる機能を活用しましょう。リマインドメールを送れば、予約自体を忘れてしまうことによるキャンセルを防げます。

文章を考えるのが苦手な人は、メールのテンプレートが用意されているかに注目してください。同じメール機能であっても、メールできるタイミングやメール内容のカスタマイズなど内容は異なるため、活用したい人は事前に確認しましょう。

無断キャンセル防止システム機能が狙い目

無断キャンセルが多くて本当に困っている場合には、無断キャンセル防止システムの有無を確認することがおすすめ。初期費用や月額利用料がかかる場合がほとんどですが、無断キャンセルを確実に予防したいならチェックしてみましょう。

無断キャンセル対策には、事前決済・デポジット制・クレジットカード情報入力といった方法があります。デポジット制はメニュー代金の一部を予約時に支払い、クレジットカード情報入力とは予約時にクレジットカード情報のみを登録しておくシステム。さまざまな対策があるので、自社に合った方法を選びましょう。

無断キャンセル防止システム機能が狙い目

会議や面談メインで使うならURLが記載できるものを選ぼう

ウェブ会議や面談で予約管理システムを活用したい場合は、予約時にZoom・Teams・Google MeetのURLが記載できる機能付きが重宝します。予約完了時にURLとIDを自動発行し、予約通知メールに自動挿入してくれるため、面倒な手続きを省略できますよ。

引用元 https://my-best.com/16111

機能一覧

機能	機能説明	対応状況
予約受付・管理	ダッシュボードから予約状況を管理できます。	●
トップ画像・ロゴ設定	トップ画像・ロゴの設定で店舗イメージ向上につながります。	●
ギャラリー機能	複数の写真を登録して見やすいサイトにします。
予約サイトカラー設定	予約サイトのボタン、アイコンなどのカラーを変更し、統一感のある予約サイトを作成できます。
お問い合わせ受付	予約サイトを通じて、お客様からの質問や問い合わせをメールで受け付けます。	★
カテゴリ設定	複数のメニューをカテゴリごとにまとめることで、すっきりとした見栄えの予約サイトを作ることができます。
物品型オプション設定	オプションメニューとして追加できるサービスや、予約当日に貸し出しする備品を設定できます。
サービス型オプション	オプションメニューとして、所要時間のあるサービスを設定できます。
団体予約受付	予約希望者が予約するときに複数人分をまとめて予約できます。
複数料金設定	予約者の属性によって異なる料金を設定し、それぞれの予約メニューに合った運用が可能となります。
決済方法選択	提供するサービスが対面かオンラインかなど内容によって決済方法の使い分けができます。
承認制予約	仮予約受付を設定すると、すぐに予約が確定せず、管理者が予約者情報を一度確認したうえで予約を承認するか決められます。
抽選制予約	抽選申込から当選通知までワンストップで完結できます。
残席数表示	予約の可・不可だけではなく、残席数を表示することで利用者の予約促進につながります。
複数日程一括予約	複数の日程を1度でまとめて予約でき、複数日程分の連絡先入力やカード情報入力が1回で完了します。
区画予約	1つの施設・部屋をいくつかの区画に分けて登録ができるため、部屋全体だけでなく一部区画についての予約受付が可能になります。
日またぎ予約	店舗の営業時間が日をまたいで設定可能なため、深夜から翌日早朝にかけた予約を1回で完了させることができます。
空き状況表示	1つひとつのメニューを開いてチェックする必要が無くなり、空き状況を一括で把握することができます。
多言語表示	日本語がわからない海外客向けの予約サイトを作成できるため、訪日インバウンド向けサービスの予約受付が可能になります。
タイムゾーン・通貨設定	世界標準時間による世界各地域の時刻、日本円以外の通貨に設定できます。
固定文言カスタマイズ	初期設定の固定文言を変更し、予約サイトのイメージを変えることができます。
閲覧・予約制限	閲覧制限機能を活用することで、特定の会員だけがアクセスできるシークレットな予約サイトを作成できます。
ファイル提出	予約時に画像や書類などのファイルをアップロード・ダウンロードすることができます。
予約アンケートのカスタマイズ	事前にアンケートを入力してもらうことで、予約者の傾向や要望を理解し、きめ細かなサービス提供につながります。
予約カレンダーの外部埋め込み	予約サイトにアクセスしなくともホームページ上で予約状況がわかるようになり、サイト訪問者の利便性向上に役立ちます。
セルフチェックイン	予約者自身で来店・来場処理ができ、当日の受付業務や来場有無の確認において業務効率化が図れます。
予約受付用QRコード発行	当日来店した予約者の来店処理をQRコードで行い、効率よい来場受付業務が実現します。
特定日設定	特定日（臨時営業/ 日別営業時間設定）設定を活用することで、予約システムの活用がより柔軟で使いやすいものになります。
準備時間設定	予約と予約の間に準備時間を設定することで、余裕をもって予約を受け付けできます。
最低・最大利用時間	予約者が自由に利用時間を選ぶメニューにおいて、店舗側があらかじめ最低限の予約時間や上限時間、固定時間を設定することができます。
予約管理・台帳・予約カレンダー	予約管理画面では、予約に関する情報がまとめられており、予約情報の確認や編集が可能です。
予約枠・日程一括登録	予約枠・日程一括登録機能を活用することで、複数の予約・日程情報をまとめて登録できます。
予約不可登録	スタッフが急に休んだ場合や長期連休中の予約受付を不可にし、予約が入らないように設定できます。
予約キャンセル	予約者側からも管理者側からも予約キャンセルができます。
予約受付開始・締切	予約を受け付けられる期間を展開するサービスや戦略に合わせて細かく設定できます。
月謝制・利用管理	月額会員（月謝制）の自動予約割り振りおよび設定、利用状況の管理ができます。
回数券の購入・利用管理	回数券の設定、利用状況の管理ができます。
予約データCSV出力	予約情報をCSV形式で出力することで、Excelやスプレッドシートなどのあらゆる表計算ソフトにインポートしてデータの分析を行うことができます。
多店舗管理	複数店舗の予約サイトを１つのアカウントに統合することができ、各店舗の予約サイトを集約した予約ページも作成することができます。
管理者通知設定	予約が入ったタイミングで、管理者宛てに通知メールが送られるため、場所を問わずリアルタイムで予約の詳細を把握できます。
予約通知メール	予約受付完了時に通知メールが自動で配信され、予約内容の誤認や無断キャンセル（ノーショー）を防ぐ効果があります。
指名料設定	担当者によって異なる指名料を設定することで、サービス品質を維持し、収益の増加が見込めます。
担当者管理	担当者の空き状況を考慮しながら予約受付ができ、予約業務にかかる負荷を軽減して業務効率化を促進します。
部屋・備品管理	予約メニューに紐づいたリソース（部屋・会場、備品・設備）を管理することで、備品・施設やサービスの提供を効率的に行うことができます。

出欠管理機能

https://nyutai.bpsinc.jp/function/

基本機能

入退室記録を集計・データ分析
全生徒の入退室記録を集計し、データ分析することが可能です。塾経営をより向上させていく資料として活用できます。
入退室時に自動でメール送信
学習塾や学童保育など、児童の入退室記録を保護者様へ自動送信します。保護者が仕事中や外出中でも、いつでもお子様の入退室がスマホに通知されますので、安心していただけます。
送信先のグループ設定、メールテンプレート保存設定、入室・退室のメールのカスタマイズも可能です。
API連携でより柔軟なデータ連携を実現
入退くんはAPIを公開しておりますので、既にお使いのシステムとデータ連携が可能です。入退室履歴の他、ユーザー情報などが連携出来ます。
混雑状況確認機能で密集防止
保護者向けに混雑状況を確認できる画面をリリースしました。定員に対する在籍者の割合でメッセージを出し分けすることも可能です。